下準備
- 「マイクロソフト ワード様式の住所禄を作成する」
フアイルメニューの【新規作成】⇒【その他の文書】タブをクリック
ダイアログボックスの【Address】アイコンを選択⇒【OK】で「所定の様式」が現れます。連名書きもできます。(ただし私の経験では「住所録.doc 」フアイルで下記操作をしたところが何度試みてもフリーズしました。そこで下記順序で「.csv 」フアイルを作りました。)
- Wordで作成した「住所録」を「コピー」して「Excel」に貼り付けます、そのときExcelの[ A1]セルに貼り付けてください。1行目でないと差込みができないようです。
- 「名前を付けて保存」のとき、「csvカンマ区切り.csv」を選択してOKです。(詳しくは、下記をご覧ください。)
- 既に「Excel住所録」を持っている方。拡張子」を上記同様「.csv 」に変換してください。(勿論エクセルフアイルの[.xls]でも結構ですが。)
項目順が違っていても「無効な差込フイルド」選択欄で合わせられそうです。
「住所録.csv 」フアイルは他の年賀ソフトでも利用できるようです。私も2つのソフトで使用済みです。
- 住所録作成上の注意点
1)縦書きで算用数字を使う場合には「全角数字」を使用(半角ですと横に寝ます。)漢数字の方が良いかも知れません。
2)|は半角ハイホン(-)で縦書きになります。
作成手順
- ワードを起動します。
- [フアイル]⇒[新規作成]⇒(ダイアログ表示)⇒[はがき]タブを「クリック」
- 「はがき宛名印刷ウイザード」[アイコン]を選択すると下図になります。「OK」ボタンをクリックします。
または、[ツール(T)]メニュー →[はがきと差し込み印刷(E)]をポイント→サブメニュー[はがき印刷(J)]をクリック→
[宛名面/文面]の選択で宛名面を選択します。
- 「はがき宛名印刷ウイザード」が起動します。「次へ」をクリックします。
- 「どのはがきを使用しますか」。の画面で下図の赤○を確認して「次へ」をクリックします。
- 「縦書き」、「横書き」の選択です。どちらかを「チエック」して「次へ」をクリックします。
- 宛名の書式指定で3点ほどあります。
- 1)「敬称」の指定です。▼ボタンをクリックすると、殿、先生、御中などが選択できます。
- 2)「差出人の郵便番号の記入位置」の指定です。
年賀はがきの所定の位置で良いなら「チエック」は不要です。
- 3)[フォント選択]ボタンを押して「書体の選択」をし「次へ」をクリックします。
- 差出人情報の入力欄です。宛名面に記入するなら「差出人を印刷する」に「チエック」を入れます。(赤枠内は最小限の記入例です。)電話番号等必要事項を記入して、「次へ」をクリックします。
- 差込印刷機能の使用の有無です。
「既存の住所データフアイルを差し込む」を「チエック」を入れて「次へ」をクリックします。
- ウイザード終了画面です。「完了」をクリックします。
- すると、差し込むデータを指定する段階に入ります。多分「マイドキュメント」フォルダが開くかと思います。
- データを保存して有る「フォルダ」を選択します。、
- 下段の「フアイルの種類(T)」の▼を「クリック」
- 「すべてのフアイル」を選択
- 一覧の中から「住所禄.csv」フアイルを選択
予め用意する住所録作成方法
- [フアイル]メニュー[新規作成]⇒[その他の文書]タブをクリック[Address]を選択[OK]ボタン
項目欄と白行の2行が表示されます。
- 白行の増やし方:白行末外にカーソルを点滅させて、[Enter]キーで行が増えます。5行位になったら、。白行のみを選択して「コピー」し、白行の下にカーソルを点滅させて置いて「ペースト」で一気に増やせます。
- 名簿の記入を終えたら、コピーしてExcelの[A1]セルを選択して貼り付けます。(必ず[A1]セルです。、
- 名前を付けて「住所禄.csv」と保存する際、「住所録.CSVにはCSV(カンマ区切り)と互換性のない機能が含まれている可能性があります・・・」とiマークが出ますが「はい」をクリックします。
下図がExcelで表示された住所録「.CSV」形式です。
- 「開く」ボタンをクリックします。
この操作は「住所禄.csv」フアイルのデータを本文に「差し込む」ための呼び込みです。「差込印刷」の名称はここからきているのです
(筆者注釈)
若し、「下段の「フアイルの種類(T)」の▼をクリック」のところで反応がなくなり「住所禄.csv」を開く
ことができないときは一旦ワードを閉じて再トライしてください。
「はがき宛名印刷ウイザード」の5項目の手順を完了するまでの所要時間は僅か1分たらずです。(記入項目はパソコンが覚えていてくれますので)
ですから、失敗しても、すぐにやり直せます。そうしないと何回試みても途中の「データフアイル選択」のところで「全てのフアイル」が開けません
(私のWindows Me場合、リソース不足のためか失敗した後、10数回試みても駄目でしたが、ワードを最起動して解決することができました。)
- 「データフアイル形式の確認」ダイアロッグが現れますので(Wordバージョンによって現れない場合有り)
Microsoft Excelワークシ−トDDL(*.xls)を選択し[OK]を押します。
- 次、下図がでますが[OK]を押します。」
- 次「無効な差込みフィールド」で役職、会社、部署と[キャンセル]ボタンで削除して行き「住所1」は「OK」というように選択していきます。
- ここで大事なことは「1」「3」「4」が揃っていいることです。2の▼をクリックして「1」と
「3」を揃えてください。(Wordバージョンによって3番目が「自動設定」とかで合わせられないこと有り、それはそれで可)
上記の選択項目が終わると自動的に完成画面になります、
若し、途中で左図のように表示されてしまった場合、不要文字列を消去すれば、正常になる筈です。
差出人欄”乱れ”の「編集」には、前ページ「ワードで年賀状」の第4図の○印の設定で「行間隔の調整」を行います。[固定値]を選んで[数値]を記入します。
編集後の完成図
図をご覧下さい。若し何らかの関係で (住所録作成がEXCELの古いバージョンか、または、フアイル拡張子を[.XLS]から[.CSV]に変更したためか?) 住所、連名等が空欄の場合(実際私のWinXPでありました)下図の「差込フイールドの挿入」ボタンをクリックし、名称を選択し、挿入ボタンで解決しました。
宛名面の編集について:
連名の場合、ワードの初期設定では出来ないことになっています。設定の方法も有りましが、私は下記のように処理しています。
- 誰子の間には、住所録で、既に「スペース」を入れてあります。
- 「南野誰男」の「文字間隔」の調整も、文字列を選択して、書式メニューからの「文字の均等割付(I)」の数値を[5Cm]とか[6Cm]等に自由に設定できます。
- [誰男]と[誰子]の位置がピッタリ揃わないと思います。文字ではなく、スペースのフォントを替えると上手く行きます。
- 連名の下の敬称の「様」は、テキストボックスで書きました。
*但し、この「様」は連名でない宛名全部に付きますので、連名の方だけ先に印刷し、単名のときは、削除する必要があります。*
- 各行の配置は、罫線にマウスを当て[=の上下(または左右)に・の付いたポインター]を左右・上下にドラッグして行います。
- 改行の[Enter]キー、半角、全角の[Space]キーなどを適宜利用して、全体のバランスを整えます。
差込印刷時のツールバーの操作は下図のとおりです。
差込の適用は、[ツールバー]の右から3番目の
「差込印刷の開始(M)」ボタンを押します。
裏面作成例
なお、裏面ですが、星と雲は「オートシェブ」、文字は「ワードアート」のみ使用、
画像・背景は「インターネット素材屋さんからPNG素材(jpg画像はpngに編集し直し背景を透明化する)を
ダウンロード」して作りました。
注釈:「テキッストボックス」で、「線なし」、「塗りつぶしなし」設定でも良かったのですが、背景透過のワードアート文字を使用しました。
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